In meinen über 15 Jahren als Führungskraft habe ich zu oft gesehen, wie talentierte Menschen an Multitasking ihre Produktivität verschenkt haben. Es wirkt effizient, gleich mehrere Aufgaben gleichzeitig zu stemmen, doch in der Realität führt es meist zu mehr Fehlern, Stress und verpassten Chancen. Besonders in Zeiten, in denen Geschwindigkeit und Flexibilität gefragt sind, ist es entscheidend, den eigenen Fokus zu steuern. Wer Multitasking vermeiden lernt, spielt langfristig auf Dauer und Qualität statt auf kurzfristige Hektik.
Warum Multitasking ein Mythos ist
Es gibt immer wieder Gespräche mit jungen Kollegen, die glauben, sie könnten parallel drei Projekte betreuen. Aber schauen wir ehrlich hin: Unser Gehirn ist schlicht nicht dafür ausgelegt, ständig umzuschalten. Jedes Mal, wenn Sie von einer Aufgabe zur nächsten springen, verlieren Sie Sekunden oder gar Minuten an Konzentration. In Summe bedeutet das über den Tag hinweg Stunden ineffizienter Arbeit.
In der Praxis habe ich bei einem Projektteam gesehen, dass vermeintliches Multitasking zu einer Fehlerquote von fast 20% führte – allein weil Informationen zwischen Meetings und Präsentationsentwürfen verloren gingen. Erst, als wir ein klareres Prioritätensystem eingeführt haben, sank diese Quote auf unter 5%.
Multitasking zu vermeiden bedeutet nicht, weniger zu arbeiten, sondern bewusster. Wer klare Prioritäten definiert und sich voll auf eine Aufgabe einlässt, wird nicht nur produktiver, sondern liefert auch bessere Ergebnisse und wirkt souveräner vor Kolleginnen, Vorgesetzten und Kunden.
Prioritäten nach dem 80/20-Prinzip setzen
Jede Führungskraft kennt das Pareto-Prinzip: 20% der Aufgaben liefern meist 80% der Ergebnisse. Doch nur die wenigsten leben danach. In meinen früheren Jahren als Abteilungsleiter habe ich es selbst oft ignoriert und versucht, wirklich alles gleichzeitig voranzutreiben. Das Ergebnis: Keine der Initiativen war exzellent.
Heute gehe ich systematisch anders vor. Ich analysiere – was sind wirklich die zwei oder drei Aufgaben, die einen spürbaren Effekt auf die Quartalsziele haben? Und diesen widme ich mich ohne Ablenkung. Der Rest wandert bewusst auf eine Warteliste.
Das klingt einfach, doch es erfordert Disziplin. Multitasking entsteht oft aus dem Versuch, jede Anforderung sofort zu bedienen. Aber wenn Sie wirklich überlegen: Bringt es das Projekt nach vorn, oder ist es lediglich eine Reaktion? Wer 80/20 ernst nimmt, macht weniger, aber erzielt sichtbarere Resultate.
Meetings bewusst strukturieren
In der Beratung habe ich einmal mit einem Kunden gearbeitet, dessen Kalender zu 70% aus Meetings bestand. Wenn man ehrlich ist, war dies der perfekte Nährboden für Multitasking. Jeder zweite Teilnehmer saß ohnehin mit halb geöffnetem Laptop und tippte Mails nebenbei.
Wir haben das Modell radikal umgestellt: Kürzere Meetings, klare Agenda und Begrenzung auf die wirklich relevanten Teilnehmer. Ergebnis? Statt Meetings, die 90 Minuten dauerten und kaum Entscheidungen brachten, hatten wir jetzt 30 Minuten Sessions mit klaren To-Dos. Nebenprodukt: Multitasking war schlicht nicht mehr möglich, weil die Beteiligung erwartet wurde.
Multitasking in Meetings zu vermeiden heißt, Meetings selbst neu zu denken. Wer voll präsent ist, spart sich im Nachgang unzählige Korrekturschleifen, weil Entscheidungen sauber dokumentiert wurden. Das kostet Überwindung, aber die Investition zahlt sich sofort aus.
Digitale Ablenkungen minimieren
Vor einigen Jahren kam ein Kollege in mein Büro und zeigte mir stolz seine E-Mail-Benachrichtigungen, die alle 30 Sekunden aufpoppten. Er glaubte ernsthaft, so entgehe ihm nichts Wichtiges. Was er nicht bemerkte: Er verlor permanent seinen Fokus.
Heute wissen wir aus Daten, dass das Re-Fokussieren nach einer Unterbrechung im Schnitt 23 Minuten dauert. Multitasking durch digitale Ablenkungen ist also ein massiver Produktivitätskiller. Wer es vermeiden will, muss konsequent reagieren: Push-Mitteilungen abschalten, feste Zeiten für E-Mails einrichten, Smartphone im Arbeitsmodus lassen.
Ich selbst habe 2019 damit begonnen, Mail-Checking auf zwei Zeiten am Tag zu begrenzen – morgens und nachmittags. Das Resultat war verblüffend: Ich gewann jeden Tag fast zwei Stunden produktive Deep-Work-Zeit.
Aufgaben in Zeitblöcken bündeln
Einer meiner größten Aha-Momente kam, als wir in einem Team das Konzept “Time Blocking” eingeführt haben. Statt ständig zwischen Aufgaben zu wechseln, wurden Arbeitsblöcke von 90 Minuten festgelegt, in denen nur eine konkrete Aufgabe bearbeitet wurde.
Das klingt banal, ist aber revolutionär. Denn wer Multitasking vermeiden will, braucht feste Strukturen. Zeitblöcke zwingen dazu, sich wirklich einzulassen und liefern am Ende sichtbare Fortschritte. In der Praxis habe ich Teams gesehen, die durch diese Methode ihre Effizienz um 30% steigern konnten.
Natürlich gibt es Ausnahmen; manchmal erfordert ein Notfall schnelle Reaktion. Aber in 90% aller Fälle sorgt Time Blocking dafür, dass man das Projekt vorantreibt, statt es auf ewig zwischen halbfertigen Aufgaben hängen zu lassen.
Delegieren lernen
Oft entsteht Multitasking schlicht, weil Führungskräfte denken: “Ich muss es selbst machen, sonst wird es nichts.” Ich war in meiner Anfangszeit genauso. Doch das Resultat war, dass ich überall gleichzeitig reingesprungen bin – und nirgendwo wirklich geliefert habe.
Delegation ist ein Schlüssel, um Multitasking zu vermeiden. Wichtig ist dabei nicht nur, Aufgaben weiterzugeben, sondern auch klare Verantwortung zu übertragen. Wenn Ihr Team weiß, dass Sie Vertrauen haben, arbeiten sie eigenständiger, und Sie selbst gewinnen Raum für die wirklich strategischen Themen.
Ein Klient von mir reduzierte seine operative Überlastung um 40%, nachdem er delegieren gelernt hatte. Der Effekt war nicht nur persönliche Entlastung, sondern auch stärkeres Wachstum, weil das Team Verantwortung übernahm und mehr Entscheidungsspielraum nutzte.
Bewusstsein für Pausen schaffen
Es mag paradox klingen, doch Pausen helfen, Multitasking zu vermeiden. In intensiven Phasen versucht man oft, durchzuarbeiten – noch diese Mail, noch dieser Call. Doch das führt unweigerlich dazu, dass man mit halber Aufmerksamkeit gleichzeitig mehrere Dinge angeht.
In einem Projektjahr 2020 hat mein Team genau das erlebt: Burn-out-Fälle, sinkende Qualität und ständige Nacharbeiten. Erst als wir bewusst Pausen eingeführt haben – kleine Breaks, in denen Handys beiseitegelegt wurden – verbesserte sich die Konzentrationsfähigkeit dauerhaft.
Die Realität ist: Wer ausgeruht ist, arbeitet fokussierter. Und genau das verhindert die Versuchung, Multitasking als schnelle Lösung zu sehen.
Workspace bewusst gestalten
Ich habe einmal mit einem Unternehmen gearbeitet, das offene Großraumbüros propagierte. Ergebnis: Ständiges Multitasking, weil man von überall unterbrochen wurde. E-Mails, Slack-Pings, spontane Fragen – ein Konzentrationsgrab.
Wir haben das Office umgestaltet – Ruhezonen, klare Regeln für Kommunikation, definierte “Deep-Work”-Phasen, in denen keine Unterbrechungen erlaubt waren. Nach drei Monaten lag die Produktivität messbar um 25% höher. Das zeigt: Multitasking lässt sich vermeiden, indem auch die Umgebung optimiert wird.
Der Arbeitsplatz ist ein Spiegel der Arbeitsweise. Wer ihn bewusst gestaltet – digital wie physisch – schafft automatisch ein Umfeld, das Fokus begünstigt.
Fazit
Multitasking vermeiden ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, wenn man langfristig erfolgreich arbeiten will. Jeder Versuch, mehrere Prioritäten parallel zu bearbeiten, endet in Verlusten – an Qualität, Energie und Ergebnissen. Wer den Mut hat, ein klareres Fokus-Management einzuführen, wird erleben, dass weniger Aufgaben zu besseren Resultaten führen.
Ein nützlicher Einstieg ist dieser Überblick zu bewährten Routinen gegen Multitasking auf karrierebibel – dort finden Sie ergänzende Impulse.
FAQs
Warum ist Multitasking schädlich?
Multitasking wirkt effizient, ist es aber nicht. Das Gehirn verliert bei jedem Wechsel Fokus, wodurch Fehler steigen und die Gesamtleistung sinkt.
Wie kann ich Multitasking am Arbeitsplatz vermeiden?
Definieren Sie klare Prioritäten, nutzen Sie Zeitblöcke und eliminieren Sie digitale Ablenkungen bewusst aus Ihrem Arbeitsalltag.
Welche Methode ist am effektivsten gegen Multitasking?
Das sogenannte “Time Blocking” erweist sich in vielen Unternehmen als wirksamste Methode, weil es feste Strukturen vorgibt.
Ist Multitasking in Führungspositionen unvermeidbar?
Nicht zwingend. Führungskräfte sollten lernen zu delegieren und die wirklich strategischen Aufgaben im Fokus zu halten.
Wie beeinflusst Multitasking die Teamleistung?
Teams, die permanent umschalten, liefern mehr Fehler und brauchen länger zur Zielerreichung. Klare Strukturen erhöhen Effizienz.
Welche Rolle spielt die Unternehmenskultur?
Eine Kultur, die ständige Verfügbarkeit fordert, verstärkt Multitasking. Fokus- und Pausenkultur bewirken dagegen langfristig Produktivitätssteigerung.
Gibt es Industrien, in denen Multitasking sinnvoll ist?
Nur in Ausnahmefällen wie Kundenservice, wo schnelle Reaktion zählt. Ansonsten überwiegen die negativen Effekte.
Wie reduziere ich digitale Ablenkungen konkret?
Deaktivieren Sie Push-Mitteilungen, legen Sie feste Zeiten für E-Mails fest und nutzen Sie Fokus-Modi auf Geräten.
Warum fühlen sich Menschen produktiv beim Multitasking?
Weil Aktivität fälschlich mit Produktivität gleichgesetzt wird. Doch Output-Qualität und Tiefenarbeit fallen dabei dramatisch ab.
Kann Pausenmanagement Multitasking verhindern?
Ja, Pausen erhöhen die Konzentrationsfähigkeit und machen es einfacher, Aufgaben nacheinander vollständig abzuschließen.
Spielen räumliche Faktoren eine Rolle?
Ja, offene Arbeitsbereiche verstärken Ablenkung. Klare Zonierung sorgt für bessere Fokussierung und weniger Multitasking.
Was ist der größte Fehler im Umgang mit Multitasking?
Zu glauben, man sei die Ausnahme. In Realität betrifft der Fokusverlust durch Multitasking jeden – ohne Ausnahme.
Wie unterstützt Delegieren gegen Multitasking?
Delegation entlastet Führungskräfte. Statt selbst in zu viele Aufgaben zu springen, konzentrieren sie sich auf Kernthemen.
Ist Multitasking generationsabhängig?
Jüngere Generationen sind technikaffiner, doch biologisch ist niemand besser im Multitasking. Alle verlieren durch häufiges Umschalten Fokus.
Funktioniert Multitasking privat besser als beruflich?
Nicht wirklich. Auch im Alltag führen parallele Abläufe oft zu Stress und schlechterem Ergebnis.
Welche langfristigen Folgen hat Multitasking?
Chronischer Stress, Qualitätsverlust und ineffiziente Arbeitsmuster. Auf Dauer kann es sogar die Karriere- und Unternehmensentwicklung hemmen.